UAB ,,Reitan Convenience Lithuania” įdiegta dokumentų tvarkymo sistema

UAB ,,Reitan Convenience Lithuania” - parduotuvių rinkos lyderė Lietuvoje, turinti daugiau kaip 260 kioskų „Lietuvos spauda“ ir „Narvesen“ parduotuvių tinklą. Šioje įmonėje dirba daugiau kaip 700 darbuotojų todėl galima tik numanyti kaip sudėtinga tampa valdyti tokį darbuotojų kiekį ir kiek įvairiausių problemų kiekvieną dieną kylą įmonės viduje. Dažniausiai didelėse įmonėse kylančios problemos yra susijusios su administraciniais darbais, dideliais sutarčių bei sąskaitų kiekiais, personalo valdymu.

Mūsų įmonė pasiūlė unikalų visų problemų sprendimo būdą – dokumentų tvarkymo sistemą, kuri padėjo susisteminti ir tuo pačiu supaprastinti administracinį darbą, pagerinti darbuotojų vidinę komunikaciją, pagreitinti darbo procesą bei sumažinti klaidų tikimybę.  

Pagrindinės įmonės problemos:

  • Didelis įvairių dokumentų srautas kiekvieną dieną;
  • Didelės darbuotojų laiko sąnaudos archyvuojant, tvarkant sąskaitas bei kitus dokumentus;
  • Dažnas klaidų, nesusipratimų kiekis registruojant dokumentus rankiniu būdu;
  • Darbuotojų kaita.

Dokumentų tvarkymo sistemos veikimo principas

Ši programa leidžia efektyviai tvarkyti ir reguliuoti įmonės dokumentų srautą. Nuskenuoti popieriniai dokumentai yra automatiškai sukeliami į CRM programą, naudojant optinį ženklų atpažinimo metodą „OCR“ (angl. optical character recognition). Naudojant reguliarios išraiškos šabloną (angl. regular expression) sistema atpažįsta, kokio tai kliento sąskaita, pasirašymo datą ir galutinę sumą. Sistema buvo integruota į jau anksčiau įmonėje naudotą klientų sistemą „Navision“, todėl nuskenuoti dokumentai ar jų priedai automatiškai nukeliauja į sistemoje užregistruotų klientų profilius. Išvengti nesusipratimų ar maišaties, tarp didelio kiekio dokumentų, padeda kiekvienam dokumentui priskirtas individualus numeris, kuris naudojamas įmonės viduje. Tokiu būdu, žinant vien tik dokumento numerį, vos per kelias sekundes paieškų sistemoje galima surasti bet kokį dokumentą nepaisant to, kuriais metais jis buvo pasirašytas.

Tvarkingai sugrupuotiems dokumentams sistema leidžia priskirti tam tikrą darbų seką, kurios dėka įmonė gali greitai ir paprastai dalintis informacija ir ją apdoroti. Darbuotojams nebereikia spausdinti dokumentų ir fiziškai perduoti jų kolegoms, nes viskas yra atliekama elektroniniu būdu. Toks darbų sekos veikimo principas užkerta kelią dokumentų pasimetimui, įvairiems nesusipratimams. Sistemoje nuolatos matoma, kuris darbuotojas šiuo metu dirba su konkrečiu dokumentu, kurie darbuotojai dokumentą jau peržiūrėjo ir jį ne/patvirtino taip pat kada buvo įvykdyti konkretūs veiksmai.

Ši programa turi ir dar vieną patogią funkciją – darbų perdavimo valdymą. Šio proceso metu greitai ir efektyviai išsprendžiamos dėl darbuotojų kaitos kylančios problemos, taigi, darbuotojui neatvykus į darbą ar išėjus iš darbo vietos, vos kelių mygtukų paspaudimu administratorius gali buvusio darbuotojo darbus paskirstyti kitiems darbuotojams taip pat pridėti reikalingus dokumentus, jų priedus ar bet kokią kitą reikalingą informaciją.

Dokumentų tvarkymo sistemos privalumai

  • Sistema daugiau nei 80% puikiai veikia be žmogaus įsikišimo (išskyrus tuos atvejus, kuomet dokumentas yra nekokybiškai atskenuotas ar parašytas ranka, tokiu atveju, tą patį dokumentų įvedimo procesą galima atlikti rankiniu būdu);
  • Visų veiksmų atsekamumas (programoje matoma, kada ir koks veiksmas buvo įvykdytas, kas yra už jį atsakingas ir t.t.);
  • Efektyvesnė ir paprastesnė vidinė komunikacija (sistemos pagalba darbuotojai gali elektroniniu būdu pateikti atostogų prašymą ir greitai sulaukti atsakymo);
  • Aktyviai veikianti „Klientų zona“. Čia vartotojai gali kreiptis į sertifikuotus "Lexitos“ IT specialistus, kurie padeda išspręsti iškilusias problemas.
  • Sumažėjęs klaidų ir nesusipratimų kiekis;
  • Padidėjęs klientų aptarnavimo lygis, išaugęs klientų pasitenkinimas;
  • Administracijos darbuotojų darbo našumo padidėjimas (pagal kliento duomenis automatiškai sugeneruojamos sutartys, ataskaitos, sąskaitos faktūros, žalų reguliavimo aktai ir kt.)
  • Sklandus dienotvarkės planavimas (sistemos kalendoriuje darbuotojas susiplanuoja ir pažymi svarbiausius ateinančius įvykius. Pagal individualius nustatymus sistema automatiškai primena apie visus susitikimus, skambučius, sutarčių galiojimo laiko pabaigą);
  • Sistemoje matomas vartotojų aktyvumas atlikus veiksmus programoje;
  • Ši sistema nereikalauja jokios papildomos programinės įrangos, ji veikia su visomis naršyklėmis;
  • Garantuotas duomenų saugumas, nes:
  • Naudojama tik aukštos kokybės, patikima techninė ir programinė įranga;
  • Prie sistemos jungiamasi per SSL saugumo kanalą.