Sukūrėme Kauno miesto paraiškų informacinę sistemą

2019-05-02
Sukūrėme Kauno miesto paraiškų informacinę sistemą

Projekto metu sukūrėme Kauno miesto paraiškų informacinę sistemą, kuri apima visą procesą nuo kvietimo teikti paraiškas (pagal priemones skirtas Kauno miesto gyventojams arba Kauno mieste veiklą vykdančioms įstaigoms) paskelbimo iki paraiškų vertinimo bei sutarčių sudarymo.

Kauno miesto paraiškų informacinę sistemą sudaro 4 platformos (aplinkos):

Pareiškėjų aplinka:

  • Peržiūrėti kvietimus teikti paraiškas vertinimu;
  • Pildyti ir pateikti paraiškas vertinimu;
  • Sekti paraiškos vertinimo procesą;
  • Komunikuoti su paraiškų vertintojais bei sistemos administratoriais;

Sistemos administratorių aplinka:

  • Skelbti naujus kvietimus teikti paraiškas;
  • Kurti paraiškų pildymo formą;
  • Nustatyti rodiklius kiekvienam kvietimui;
  • Registruoti ir valdyti sutartis;
  • Komunikuoti su paraiškos teikėjais.

Išorinių vertintojų aplinka:

  • Peržiūrėti pateiktas paraiškas;
  • Pildyti ir pateikti išorinio vertinimo formą;
  • Komunikuoti su paraiškos teikėjais.

Vidinių vertintojų aplinka:

  • Peržiūrėti pateiktas paraiškas;
  • Pildyti ir pateikti vidinio vertinimo formą;
  • Komunikuoti su paraiškos teikėjais.

PAREIŠKĖJŲ APLINKA

Ši aplinka skirta Kauno miesto gyventojams arba Kauno mieste veiklą vykdančioms įstaigoms. Neprisijungę vartotojai gali matyti tik kvietimus teikti paraiškas, o norintys pildyti ir teikti paraiškas asmenys arba įmonės privalo patvirtinti savo tapatybę prisijungdami per el. valdžios vartus. Prisijungę vartotojai gali atlikti šiuos veiksmus:

  • Pildyti ir teikti paraiškas;
  • Sekti paraiškos vertinimo procesą;
  • Atlikti reikiamas paraiškos korekcijas;
  • Tiesiogiai komunikuoti su paraiškos vertintojais ar sistemos administratoriais.

SISTEMOS ADMINISTRATORIŲ APLINKA

Šioje platformoje sistemos administratoriai gali kurti naujus kvietimus teikti paraiškas, matyti gyventojų/įstaigų pildomas bei pateiktas paraiškas, komunikuoti su paraišką pateikusiu gyventoju ar organizacija, peržiūrėti paraiškos vertinimo (išorinio bei vidinio) rezultatus ir t. t. Pagrindiniai administratorių aplinkos moduliai:

  • Kvietimai teikti paraiškas – šiame modulyje sistemos administratoriai gali kurti naujus kvietimus teikti paraiškas, nurodyti reikalavimus pareiškėjams bei paraiškų pildymui bei sukurti interaktyvią paraiškos pildymo formą (kurią vėliau pildo paraišką teikiantis asmuo/įstaiga) pagal iš anksto sukurtus duomenų įvesties laukų šablonus. Kuriant paraiškos pildymo formą, administratorius gali sukurti/nurodyti:
    • paraiškos pildymo etapus;
    • duomenų įvesties lauko tipą (tekstas; skaičius; data; pasirinkimų sąrašas, failo įkėlimas ir t. t.) bei rūšį (jei lauko tipas yra „Skaičius“, lauko rūšis gali būti pinigai; procentai; telefono numeris ir t. t.);
    • įvedamų duomenų apribojimus (mažiausia/didžiausia data, kurią gali įvesti paraišką pildantis asmuo);
    • privalomus/neprivalomus laukus;
    • duomenų pildymo laukų išdėstymą;
    • projekto biudžeto įvesties formas (projekto veiklos, lėšų poreikio sąmatos ir jų pagrindimo forma; detali biudžeto poreikio sąmatos ir pagrindimo forma ir kt.);
    • paraiškos (išorinio arba vidinio) vertinimo klausimyną (kurį vėliau tiesiogiai pildo paraišką vertinantys asmenys).
  • Pateiktos paraiškos. Siekiant palengvinti paraiškų administravimo procesą, šį modulį sujungėme su Kauno miesto savivaldybės administracijos naudojama dokumentų valdymo sistema. Pateiktos paraiškos PDF formatu yra automatiškai perduodamos į dokumentų valdymo sistemą. Taip pat modulyje galima atlikti šiuos veiksmus:
    • peržiūrėti visų pildomų/pateiktų/patvirtintų paraiškų sąrašą bei paraiškų informaciją;
    • nurodyti paraiškos vertintojus;
    • nustatyti paraiškos vertinimo terminą;
    • peržiūrėti užpildytą (vidinių ir išorinių) vertintojų klausimyną.

Sudarytos sutartys. Šis modulis skirtas kontroliuoti sutartis sudaromas su paraiškos teikėjais paraiškos finansavimo atveju.

Žinutės. Šis modulis skirtas palaikyti abipusę komunikaciją tarp sistemos administratorių ir paraiškos teikėjų. Sistemos administratorius gali ne tik išsiųsti pranešimą konkrečiam paraiškos teikėjui, bet taip pat ir nustatyti terminą, per kurį pareiškėjas privalo pateikti atsakymą.

VIDINIŲ/IŠORINIŲ VERTINTOJŲ APLINKA

Šios dvi platformos skirtos paraiškų vertintojams(atliekantiems vidinį arba išorinį vertinimą), kurie prisijungę prie sistemos gali matyti pateiktų paraiškų modulį, užpildyti ir pateikti jiems priskirtą atitinkamo vertinimo (vidinio arba išorinio) formą.

Tiek vidinių tiek išorinių vertintojų aplinką sudaro identiški 3 moduliai:

  • Pateiktos paraiškos;
  • Sudarytos sutartys;
  • Žinutės.